EINLEITUNG

Internetbestellsystem für Schulen, Kitas und Cateringanbieter

Durch den anhaltenden Trend zu längeren Schulzeiten und Ganztagesschulen kommt der Schulverpflegung eine immer größere Bedeutung zu. Sowohl Kommunen, Städte und kirchliche Träger als auch Cateringanbieter und Systemgastronomen haben dies bereits erkannt. Sie beliefern oder planen die Belieferung von Schulen, Kindergärten und Kindertagesstätten. Die Einführung eines internetbasierten Bestell- und Abrechnungssystems sorgt außerdem für eine bargeldlose Bezahlung und Abrechnung.

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WebMenü - Die optimale Lösung

Eine optimale Lösung bietet der Einsatz unseres Internetbestellsystems WebMenü. Dieses Komplettsystem kann sowohl den Einzelnachweis (bei Bedarf als downloadbares PDF), als auch die Geldeinzüge bei den Kunden automatisieren. Nebenbei wird außerdem ein Internetsystem bereitgestellt, über das der Essensteilnehmer direkt seine Bestellungen, Abmeldungen und Änderungen ohne Aufwand für den Küchenbetrieb, die Verwaltung in Schulen und Kitas verwalten kann. Ergänzt um ein Ausgabeüberwachungsterminal mit persönlicher Identifikation des Essensteilnehmers per RFID-Chip wird der Bereich Essensausgabe systematisch begleitet und sorgt für manipulationsfreie und automatisch nachgewiesene Transparenz über die tatsächlichen Bestellungen und Ausgabe der Essen.

 

WebMenü unterstützt ebenso die Abrechnung von sogenannten BuT-Essen (0€-Essen gemäß Bildungs- und Teilhabegesetz) und erstellt auf Knopfdruck die Nachweise für die Jobcenter und Sozialämter. Darüber hinaus unterstützt WebMenü alle Anforderungen der neuen Lebensmittelverordnung in puncto Allergene, Unverträglichkeiten sowie Nährwerte.

Die Funktionen im Überblick

Benutzerfunktionen
Essensbestellung
  • Anmeldung zur Teilnahme an der Schulverpflegung inkl. Angaben zur Zahlung und bei minderjährigen Teilnehmern
  • Unterlagen für die förmliche Bestätigung durch die Erziehungsberechtigten• Festlegung von Standardmenüs für Bestelltage ohne Auswahl oder Abwahl
  • Schüler und Eltern können das Mittagessen über das Internet selbst auswählen, bestellen oder auch abbestellen
  • Bestell- und Ausgabehistorie online abrufen
  • Benutzerdatenverwaltung
  • Mobile Nutzung per App
Systemadministration durch Küche oder Betreiber
Bestellübersicht
  • Anzeige der Angebote mit/ohne Preise, mit/ohne Bilder, usw.
  • Festlegung der Anmeldeformulare
  • Allgemeine Einstellungen wie z. B. spätester Termin für Bestellungen und Änderungen, spätester Bestellzeitpunkt, usw.
  • Festlegung der Essensteilnehmertypen (Abo-Esser mit festen Essenstagen, Wahlesser an beliebigen Tagen)
  • Festlegung des Angebotsumfangs über beliebig viele Menüs je Tag, Komponentenaustausch optional erlaubt
  • Optional mit Handelswaren (z. B. Brötchenservice oder Getränke)
  • Nachweis enthaltener Allergene, Zusatzstoffe, Nährwerte und Unverträglichkeiten
  • Festlegung der AGB
Regelmäßige Verwaltung durch die Küche
Benutzerverwaltung
  • Die Küche pflegt die Speisenkarten für den Kunden online ein oder übernimmt sie aus unserer webbasierten Küchenwarenwirtschaft WebOrder
  • Abrufen der Bestellungen, auf Wunsch inkl. Übernahme in den Produktionsplan von WebOrder
  • Lastschrift-Datei erstellen auch im neuen SEPA-Format
  • Versand von Sammelmails an die Teilnehmer
Schulverwaltungsfunktionen (Verwaltung durch die Küche oder die Schule)
Vertriebswege
  • Neu- und Abmeldungen bearbeiten inkl. Zuordnung eines Identifikationschips
  • Zuordnung der Teilnehmer zu Klassen inkl. automatischer Unterstützung beim Schuljahreswechsel
  • Abmeldungen für Klassen während Klassenfahrten, Schulausflügen und schulfreien Zeiten
  • Vergessene Passwörter zurücksetzen
  • Versand von Sammelmails an die Teilnehmer
Die Konfiguration der Anwendung
Zusatzmodul Kassenlösung

Die gesamte Anwendung kann vom Administrator konfiguriert und verwaltet werden. Dies geschieht durch intuitiv zu bedienende Masken, die den Administrator Schritt für Schritt durch die Anwendung führen.

RFID-Chips
RFID-Chips

Jeder Benutzer bekommt einen RFID-Chip, der nur auf ihn registriert ist. In Verbindung mit einem Lesegerät und einem Display kann nun bei der Essensausgabe das Essen abgeholt werden. Die Ausgabekraft liest personifizierte Details wie etwa Namen und Bestellung ab. Verwechslungen sind daher ausgeschlossen. Für die RFID-Chips sollte eine Kaution von beispielweise 5€ je Chip erhoben werden, damit ein pflegsamer Umgang mit dem Chip durch die Schüler gewährleistet ist.

 

Schülerkarte

 

Auf Wunsch lässt sich auch eine spezielle Schülerkarte mit Chip herstellen. Diese bietet folgende Vorteile:

 

- Platzierung von Sponsorlogos auf der Karte

 

- Geringes Verlustrisiko

 

- Multifunktionale Nutzungsmöglichkeit

Bestellvorgang - Handelswaren und Bestellübersicht

Bestellung von Handelswaren

Die Schüler können zusätzlich zu den Menüs auch belegte Brötchen, Sandwiches und warme sowie kalte Snacks über das WebMenü bestellen. Verschiedene Warengruppen erleichtern hier die Übersicht ebenso wie die Darstellung der bestellten Ware im Warenkorb. Ein zusätzlicher Aspekt dieser Funktion ist der Nutzen für Klassenlehrer: Das Bestellen kann die Planung von Klassenausflügen erleichtern, da der Lehrer die Verpflegung der Schüler online organisieren kann.

 

 

 

Bestellübersicht

In dieser Rubrik werden alle getätigten Bestellungen aufgelistet. Ob Sammelbestellungen für das Lehrerkollegium oder bestellte Menüs eines Schülers, diese Funktion ermöglicht völlige Kostentransparenz. Die Abrechnung der bestellten Essen erfolgt per Bankeinzug oder Überweisung. Ist kein Guthaben mehr vorhanden oder das festgelegte Kostenlimit erreicht, kann kein Essen mehr bestellt werden.

Essensabholung

RFID-Chips

Jeder Benutzer bekommt einen RFID-Chip die nur auf ihn registriert ist. In Verbindung mit einem Lesegerät und einem Display kann nun bei der Essensausgabe das Essen abgeholt werden. Die Ausgabekraft liest personifizierte Details wie etwa Namen und Bestellung ab. Verwechslungen sind daher ausgeschlossen. Für die RFID-Medien sollte eine Kaution von beispielsweise 5€ je Chip erhoben werden, damit ein pflegsamer Umgang mit den RFID-Medien durch die Schüler gewährleistet ist.

 

Vorteile

Die Essensbestellungen erfolgen online von zu Hause oder über die in der Schule bereitgestellten Computer. Damit sind alle Voraussetzungen für die Belieferung des Essensteilnehmers erfüllt. Die Schüler bekommen immer ihr gewünschtes Essen. Es fallen keine weiteren Tätigkeiten mehr an. Das System berechnet automatisch die Anzahl der auszugebenden Essen und gibt erfolgte Abmeldungen, z.B. wegen Krankheit oder Klassenausflug, weiter. Alle Abrechnungsdaten werden automatisch zusammengestellt. Die Bezahlung kann bargeldlos erfolgen, die Verwendung des elterlichen Geldes für die Verpflegung ist sichergestellt. Das System bietet die Möglichkeit, besonders beliebte Speisen als auch unbeliebte Gerichte einfach herauszufiltern. Durch gezieltes Eingehen auf die Vorlieben der Schüler kann die Teilnehmerzahl und Zufriedenheit an der Essensausgabe gesteigert und somit die Wirtschaftlichkeit erhöht werden.

 

Beispielausstattung Hardware für eine Mensa

  • 1 touchfähiger All-in-One-PC, inklusive Windows® Betriebssystem
  • 2 Kartenleser
  • RFID-Chip

WebmenüPOS – Die optionale Kassenlösung für vorbestellte Menüs und Spontankäufe

Die ideale Kassensoftware für das WebMenü

Nutzen Sie das kostenpflichtige Zusatzmodul WebMenüPOS, können Sie mit seiner Hilfe zusätzlich angebotene Handelswaren abrechnen. Diese Lösung empfiehlt sich, wenn die Teilnehmer Milchprodukte, Getränke, Alternativmenüs und Salate kaufen möchten. Für den Verkauf dieser Handelswaren müssen die Tasten speziell programmiert werden. Außerdem bietet das WebMenüPOS mehrere ID-Möglichkeiten (PIN oder RFID-Chip), verschiedene Arten der Kassenbedienung, den Druck von Quittungen, X-Bons, Z-Bons und des Kassenabschlussjournals. Sie haben einen genauen Überblick über erfolgte Stornierungen, Entnahmen und Einlagen und können sich Buchungsjournale unterschiedlicher Zeiträume anzeigen und ausdrucken lassen. Auf speziellen Kundenwunsch sind sogar Funktionserweiterungen möglich. Zu diesen gehören die Kaufkontrolle durch die Limitierung der täglichen Handelswarenbestellung und Bargeldeinzahlungen zur Aufladung des Teilnehmerkontos. 

 

Verfügt Ihre Mensa oder Kantine über ein Freeflow-Ausgabesystem, können Sie die vielseitige NTC WebMenüPOS Lösung dafür ebenfalls einsetzen. Einrichtungen, die die Mensa Software nicht ausschließlich bargeldlos einsetzen möchten, buchen ebenfalls das zusätzliche Kassenmodul. Es lässt sich problemlos in das NTC WebMenü Bestellsystem integrieren und an die jeweiligen Kundenanforderungen anpassen. Das Modul kann ebenfalls intuitiv bedient werden und erfordert keine umfangreiche Schulung. Anbieter, die bar zu zahlende Speisen führen, kaufen einfach die passende Kassenschublade, einen Barcodescanner und einen Bondrucker.

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Sven HenkeTelefon : +49 (0)2064-4765-0
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